Handelsvertretung
Ein festes Verkaufsteam in Riga statt einmaliger Besuche und zufälliger Kontakte.
Eine Handelsvertretung ist eine dauerhafte Vertriebsfunktion, die in Ihrem Namen mit Käufern im Baltikum, in Skandinavien, Polen und Deutschland verhandelt. Das Team arbeitet von Riga aus und betreut vier Segmente: Einzelhandelsketten, Großhändler, Einkaufsteams in der HoReCa und öffentliche Auftraggeber. Für jedes Segment stellen wir eine eigene Matrix aus Zielkunden, Kommunikationsrhythmus, Angebotsformat und Begleitdokumenten zusammen. Dazu kommt ein wöchentlicher Bericht zum Funnel mit klaren Etappen: Qualifizierung, Präsentation, Testlieferung, Listung, Rahmenvertrag. Die Arbeit umfasst acht Städte mit eigenen Seiten auf der Website: Riga, Vilnius, Tallinn, Stockholm, Oslo, Helsinki, Berlin und Warschau. Die Hersteller kommen aus fünf Ländern Zentralasiens: Usbekistan, Kasachstan, Kirgisistan, Tadschikistan und Turkmenistan. Im Fokus stehen Grundnahrungsmittel, Trockenfrüchte, Nüsse, Gewürze, Tee, Süßwaren und Kunsthandwerk.
Direkte Antwort
Ja. Das lettische Handelshaus verhandelt in Ihrem Namen und schließt Verträge in acht Städten in der EU und in Norwegen ab. Der Hersteller muss keine Niederlassung in Lettland eröffnen, keinen europäischen Vertriebsleiter einstellen und kein Büro mieten. Der Vertrag mit dem Käufer wird vom Handelshaus unterzeichnet, Dokumente und Logistik werden im lettischen Kreis erledigt und das Handelsteam arbeitet bereits physisch in Riga und trifft sich regelmäßig mit Käufern.
Arbeitsumfang
Jeder Block gehört zu einer bestimmten Phase im Vertriebstrichter und wird über einen eigenen Bericht überprüft. So sieht der Hersteller den tatsächlichen Fortschritt.
Für jedes Produkt stellen wir eine Liste vorrangiger Käufer zusammen, nach Segment, Preispositionierung und danach, ob eine Route tatsächlich verfügbar ist. Wir prüfen, ob die Anbindung dieser Käufer realistisch ist, und aktualisieren die Listen nach den Ergebnissen der Verhandlungen.
Die Kommunikation folgt einem festen Takt und klaren Kriterien für die Qualifizierung von Leads: bestätigter Entscheidungsträger, Passung der Kategorie zur Nachfrage der Handelskette, Erwartungen an Compliance und Fristen, Einkaufszyklus. So bleiben zufällige „Vielleicht interessant“-Kontakte außen vor.
Für das Einzelhandelsnetz, den Großhändler, HoReCa- und Regierungskunden werden verschiedene kommerzielle Angebote vorbereitet: Preis, Mindestmenge, Verpackung, Etikettierung, Logistik und Lieferzeit. Die Universalpreisliste wird durch Segmentpakete ersetzt.
Anfragen nach Mustern und Pilotlieferungen gehen mit technischer Spezifikation, vereinbarter Frist und einem Rückmeldeformular hinaus. Jeder Pilotzyklus endet mit einer kaufmännischen Entscheidung: Listung, Ablehnung oder Anpassung des Produkts.
Das Team verhandelt gemeinsam mit dem Käufer und unseren Anwälten den Vertrag und vereinbart Incoterms, Zahlungsbedingungen, Qualitätsvorgaben und Fristen. Die Anbindung des Käufers an die ersten Lieferungen wird mit der Lager- und Logistikseite synchronisiert.
Der Bericht zeigt, in welcher Phase jeder Kunde steht: Qualifizierung, Präsentation, Test, Listung, Rahmenvertrag. Zu jedem Kunden nennt er Hindernisse, den nächsten Schritt, den Verantwortlichen und die erwartete Frist. So kann der Hersteller die Vertriebsstrategie laufend mitsteuern.
Vertriebsarchitektur
Das klassische Agenturmodell beruht auf einer Provision vom abgeschlossenen Geschäft und lenkt den Agenten fast immer auf „schnelle“ Kategorien und Kontakte. Als Taktik funktioniert das, eine systematische Präsenz im Markt baut es aber nicht auf.
Eine Handelsvertretung ist anders aufgebaut: Das Team arbeitet eine vereinbarte Liste von Kunden und Kategorien ab und berichtet über alle Phasen des Vertriebstrichters, von der Qualifizierung bis zum unterschriebenen Vertrag. Der Hersteller erhält so eine planbare Marktabdeckung statt zufälliger Abschlüsse.
Da das Team in Riga sitzt, kann es innerhalb von ein bis zwei Tagen zu einem Termin nach Stockholm, Helsinki, Berlin oder Warschau reisen.
Marktabdeckung
Jede Stadt hat ihre eigene Kategorienkarte und ihre eigene Geschäftslogik. In Stockholm sind große Einzelhandelsketten mit Eigenmarken stark; in Berlin Großhändler, die die Diaspora und das Segment gesunde Ernährung beliefern; in Helsinki die HoReCa mit orientalischem Programm und saisonalen Festivals; in Warschau regionale Großhändler, die alle Länder der Visegrád-Gruppe abdecken.
Für jede Stadt wird eine separate Kontenmatrix geführt, das Herstellerkategoriepaket ist jedoch gleich, sodass Sie dieselben Dokumente und Spezifikationen in verschiedenen Verhandlungen wiederverwenden können. Dies reduziert die Vorbereitungszeit und sorgt für einen gleichbleibenden Qualitätsstandard.
Im Fokus stehen Grundnahrungsmittel, Trockenfrüchte, Nüsse, Gewürze, Tee, Süßwaren und Kunsthandwerk. Jede Kategorie hat ihren eigenen Kanal und ihre eigene Saison, und das Team plant den Kalender nach diesen Zyklen.
Vorrangige Richtung
Usbekistan ist die vorrangige Richtung von Trade House ECLECTIE. Dieser Service arbeitet zusammen mit Beschaffung in Taschkent und den Regionen, Halal-Zertifizierung, EU-Zoll, dem Rigaer Lager Uriekstes iela 4A und der Handelsvertretung in den baltischen Staaten, Skandinavien, Polen und Deutschland. Alles läuft unter einer lettischen SIA, mit einem Dokumentenpaket und einem Vertragspartner in der EU.
FAQ
Um eine vollwertige Vertretung. Die Kontaktsuche gehört dazu, außerdem Leadqualifizierung, Verhandlungen, die Koordination von Mustern, die Begleitung der Pilotlieferung, die Vertragsunterzeichnung und die Anbindung an die ersten regulären Lieferungen. Die wichtigste Kennzahl ist das Vorankommen im Vertriebstrichter bis zum Vertragsabschluss.
Einzelhandelsketten, Großhändler, HoReCa-Einkaufsteams (Hotels, Restaurants, Catering) und staatliche oder kommunale Kunden. Die Priorität der Segmente wird durch Produktkategorie, Volumenbereitschaft und Compliance-Profil bestimmt. Jedes Segment verfügt über seine eigene Geschäftslogik und seine eigenen Begleitdokumente.
Wöchentlicher Bericht über Konten mit Funnel-Phasen, Blockern, nächsten Schritten und erwarteten Fristen. Einmal im Monat findet ein Review-Meeting mit dem Hersteller statt, bei dem Prioritäten überprüft, die Account-Matrix angepasst und Kategoriesignale aus dem Markt besprochen werden.
Je nach Segment: bei Einzelhandelsketten in der Regel 3 bis 9 Monate, abhängig vom Listungszyklus; bei Großhändlern 2 bis 4 Monate; bei der Küche eines einzelnen Restaurants 4 bis 8 Wochen; bei Restaurantketten 3 bis 6 Monate. Öffentliche Aufträge folgen einem eigenen Ausschreibungskalender.
Dies ist möglich, sofern sich die Kategorien je nach SKU nicht überschneiden und dies mit jedem Hersteller im Voraus vereinbart wird. Ein häufiger Fall sind mehrere Produzenten aus verschiedenen Ländern Zentralasiens in verwandten, aber nicht konkurrierenden Positionen (z. B. Rosinen aus Khorezm und getrocknete Aprikosen aus Surkhandarya). Wir akzeptieren keine direkten Interessenkonflikte in einer SKU.
Die Vorbereitung der Dokumente für die erste Lieferung, die Abstimmung des Lieferplans, eine Testlieferung mit Rückmeldung, die Anbindung an die Lagerabläufe in der Uriekstes 4A und der Übergang zu einem regelmäßigen Rhythmus. Nach der Unterzeichnung begleitet das Vertriebsteam die ersten Lieferungen, bis ein stabiler Zyklus erreicht ist.
Herstellerkategoriematrix, Produktspezifikationen, aktuelle Zertifizierungen, geschätzte Mindestmengen und gewünschte Märkte. Darauf aufbauend werden ein Segmentierungsplan, eine Account-Matrix für das erste Quartal und ein Berichtsformat für Ihre internen Prozesse erstellt.
Kommerzieller Start
Geben Sie die Kategorie, die Zielmärkte und die gewünschten Mengen an. Wir bauen Kontosegmentierung, Kommunikationsrhythmus und Berichterstattung auf, die die Tätigkeit der Repräsentanz in unterzeichnete Verträge umsetzen.
